今日のビジネスの世界は、ほぼ完全に情報主​​導型です。中小企業を経営している場合でも、大規模な多国籍企業の組織図の小さな隅を占めている場合でも、仕事の大部分は他の人とのコミュニケーションで構成されている可能性があります。ほとんどの場合、書面で行います。もちろん、メールや従来のビジネスレターもありますが、ほとんどのビジネスマンは、プレゼンテーション、メモ、提案、ビジネス要件、トレーニング資料、販促用コピー、助成金の提案、その他のさまざまなドキュメントを作成することも求められます。

摩擦は次のとおりです。 ほとんどのビジネスマンは執筆の経験がほとんどありません 。ビジネスの学位を持っている人はおそらく学校で少し書くことをしましたが、ビジネスプログラムでストレスを感じることはめったになく、上手に書くことを学ぶことは、ほとんどの人がビジネススクールに行きたいという願望の背後にある原動力にはなりません。大学のバックグラウンドを持たない人は、少なくとも公立学校以来、まったく書くように強いられたことはなかったかもしれません。

あなたが執筆が大きな関心事になったことがないビジネスの多くの人々の一人であるなら、あなたはそれを知っているべきです ライティングスキルの欠如は、年を追うごとにますます大きなハンディキャップになっています 。あなたの文章を改善するためにいくらかの時間を費やすことはあなたの雇用可能性と昇進の見通しの著しい改善をもたらすことができます。練習に代わるものはありませんが、正しい方向に進むためのヒントをいくつか紹介します。広告

1.少ないほど多い。

事実上他のすべての種類の執筆のようにビジネス執筆では、簡潔さが重要です。 皮肉なことに、書かれた情報がビジネスの円滑な機能にとってますます重要になるにつれて、人々はますます読む意欲を失っています。 2,000語の機能を実行していた雑誌やその他の販売店は、ますます500語のスケッチに削減しています。言葉は控えめに使用し、華やかな散文を切り取り、長く曲がりくねった文章は避けてください。ゾロが息子に教えたように、入って、あなたのZを作って、出て行ってください！ –要点をまっすぐに理解し、言いたいことを言って、それで終わります。

2.専門用語は避けてください。

ビジネスの誰もがビジネスライティング、そのすべての青空の解決策、そして最終的には何の意味もない戦略的相乗効果を嫌います。ブレーンストーミングと一緒に仕事をする機会は、ばかげているように聞こえることなく、より意味があります。専門用語が避けられない場合もありますが（たとえば、ビジネス要件ドキュメントや技術仕様など）、よりわかりやすい言葉を使用してみてください。あなたと同じ分野の人々でさえ、専門用語はしばしば非効率的です–目は実際に意味を理解することなく、それを通り過ぎてスライドします。 作家がしたいときに専門用語が頻繁に使用されるのには理由があります ない 何でも言って。 広告

3. 1回書き込み、2回チェックします。

書いた直後に校正し、数時間後、さらには数日後にもう一度校正します。 他の点ではすばらしい文書の愚かなタイプミスほど恥ずかしいことはありません。 それはほとんど公平ではありません–タイプミスが起こります！ –しかし、人々はとにかく、そして厳しく、それらの間違いについてあなたを判断します。直接の緊急事態を除いて、常に自分の文章を脇に置き、後で戻ってくる時間を与えてください。脳はトリッキーで、作成したばかりのエラーを無視します。他の何かに取り組んでいると、他の誰かがそれらを読む前にそれらのエラーをキャッチするために必要な分離が得られます。

4. 1回書き込み、2回チェックします。

私は知っています、私はちょうどこれを言いました、しかし私はここで何か他のものを意味します。タイプミスやその他のエラーをキャッチすることに加えて、 作品を書いたり読み直したりする間に時間を置くと、他の方法では逃げて問題を引き起こす可能性のあるトーンのエラーを見つけるのに役立ちます 。たとえば、私たちが動揺したり怒ったりすると、実際には他の人に読んでほしくないことを書くことがよくあります。聴衆に届ける前に、あなたの作品があなたが言いたいこと、あなたがそれをどのように言いたいかを言っていることを確認してください。

5.名前、肩書き、性別に特に注意してください。

OK、タイプミスよりも恥ずかしいことが1つあります。それは、ドキュメント全体で一貫してスミスさんに電話をかけることです。 誰かの名前、役職（およびその意味）、または性別のつづりに自信がない場合は、a）知っている人（アシスタントなど）に確認するか、b）性別の場合、性別に依存しない言葉を使用します。 あなたの文法教師と廊下の自己正義の文法ナチが言うかもしれないことにもかかわらず、彼らと彼らは急速に完全に受け入れられるジェンダー中立の単数代名詞になりつつあります。広告

6.テンプレートを保存します。

特に優れた手紙、メール、メモ、またはその他のドキュメントを作成するときはいつでも、将来同様のドキュメントを作成する可能性がわずかにある場合は、将来使用するためのテンプレートとして保存してください。急いで書くことはタイプミスやその他のエラーの主な原因の1つなので、 事前に作成されたドキュメントを使用して時間を節約すると、そのようなエラーの恥ずかしさを節約できます 。再利用する前に、名前や会社などの特定の情報を必ず削除してください。シャリフ氏にオトゥール夫人宛ての手紙を送りたくない場合は、

7.専門家であり、必ずしも正式である必要はありません。

すべてのビジネスコミュニケーションを正式なものと考える傾向がありますが、これは必要ではなく、生産性も非常に高くなります。法律文書や求人応募には形式言語で問題ありませんが、専門用語のように、その意味を明らかにするのではなく、不明瞭になってしまうことがよくあります。同時に、それを覚えておいてください 非公式は専門家ではないことを意味するべきではありません –個人的なコメント、色違いのジョーク、卑劣なゴシップをビジネスコミュニケーションに含めないでください。多くの企業（おそらくあなたの企業）は、すべての通信のコピーを保持することを法律で義務付けられていることを忘れないでください。公開裁判で記録を読んだときに気に入らないものをメール、郵送、または回覧しないでください。

8. 5 W（およびH）を覚えておいてください

ジャーナリストのニュース記事のように、 あなたのコミュニケーションはあなたの聴衆に関連するすべての質問に答えるべきです：誰ですか？何？いつ？どこ？どうして？そしてどうやって？ たとえば、このメモは誰に関連しているか、何を知っておくべきか、いつどこに適用するか、なぜ重要なのか、この情報をどのように使用する必要があるのでしょうか。 5W + Hの式を使用して、読者が尋ねる可能性のある質問も予測してみてください。広告

9.行動を呼びかけます。

単に有益な文書の内容があまりよく保持されることはめったにありません。ほとんどのビジネスコミュニケーションは何らかの目的を達成することを目的としているため、読者が期待する行動の呼びかけが含まれていることを確認してください 行う 。さらに良いことに、読者がすべきこと たった今 。 あなたが提供した情報をどうするかを決めるのは読者に任せないでください –ほとんどの人は気にしないでしょうし、そうする人の多くは、間もなく手が混乱するという間違いを犯します。

10.あまり多くの選択肢を与えないでください。

理想的には、何も与えないでください。会議の時間を設定する場合は、1回だけ時間を与えて、別の時間を確認または提示するように依頼します。せいぜい2つの選択肢を与え、そのうちの1つを選ぶように依頼します。 選択肢が多すぎると、意思決定の麻痺につながることがよくありますが、これは一般的に望ましい効果ではありません。

11.読者にとって何が含まれていますか？

効果的な執筆の基礎は、機能ではなく利点を説明することです。なぜ読者は気にする必要がありますか？たとえば、Windows 7が64ビットモードで実行できることを誰も気にしません。彼らが気にしているのは、32ビットオペレーティングシステムよりも多くのメモリを処理できるため、より高速に実行できることです。 64ビットは機能です。仕事をもっと早く終わらせることができるのはメリットです。 読者は当然、自分たちの生活をより簡単に、またはより良くする方法を見つけることに最も関心があるため、メリットは読者を引き付けます。 広告

12.フリーランサーを雇う。

執筆のヒントではありません それ自体 、私は知っていますが、それでも良いアドバイスです。 書くことはあなたの強いスーツではない可能性が高いです-それが重要な場合は、書く人を雇う です 彼らの強いスーツ。 フリーランサーはマーケティング資料専用だと思うかもしれませんが、そうではありません。優れたフリーランスライターは、メモ、トレーニングマニュアル、社内レター、企業ニュースレター、ブログ投稿、Wikiエントリ、その他考えられるあらゆる種類の文章を作成できます。 。ニーズに応じて、必要に応じて農作業を行ったり、フリーランサーをオンサイトのキュービクルに移動したり、ニーズに最適なその他の配置を行ったりすることができます。良い執筆のために、少なくとも1時間あたり30ドル、おそらく1時間あたり50ドルから125ドルを支払うことを期待してください。料金が安い人は、あまり良くないか、ビジネスに精通していません。 （これらの料金は、米国の大都市圏の作家向けです。料金は、世界の他の地域では異なる場合があります。）

優れた執筆には、私たちのほとんどが持っていない才能が必要かもしれませんが、 効果的 書くことは学ぶことができるスキルです。あなたのビジネスの執筆が嗅ぎタバコに達していない場合は、上記のヒントに従って、それを改善できないかどうかを確認してください。あなたの執筆の場合 しますか パスマスター、下のコメントにヒントを1つか2つ残してみませんか？