ToDoリストを作成して実際に物事を成し遂げる方法

ToDoリストを作成して実際に物事を成し遂げる方法

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仕事に不安を感じたときにストレスを減らして圧倒する最も強力な方法の1つは、ペンと紙を持って座って、やらなければならないことをすべて書き出すことです。の作者 物事を成し遂げる 、デビッドアレンはマインドスイープを呼び出します。それはあなたの脳を認知的過負荷から解放し、あなたがしなければならないすべてのことをリストアップするのを見ることができるとき、あなたはそれがあなたの脳があなたに言っていたほど悪くないことを知って安心感を得る。

ただし、頭からやらなければならないことをすべて実行するだけでは、作業は完了しません。これは最初のステップにすぎません。



やることリストを作成することのメリットを実際に得るには、やることリストをはるかに効果的にするためにできることがいくつかあります。



1.何をする必要があるかを明確にする

私はよく、次のように書かれたタスクでリストを作成するのを目にします。 ティムと話す また プレゼンテーションを準備する 。このようなタスクを書くことの問題は、それらが明確ではないということです。未回答のまま残っている質問がいくつかあります。何についてティムに話しますか?どんなプレゼンテーション?何を準備する必要がありますか?

タスクを書くとき、あなたはあなたが何をしたいのかを知るでしょう。しかし、週末または数日後、あなたが達成したいことは泥だらけになり、不明確になりました。書く方がはるかに良い 来週のベルリン旅行についてティムと話してください また 来週の取締役会へのプレゼンテーションの概要を準備する 。確かに、余分な単語を書くのにさらに数秒かかるかもしれませんが、後でタスクを実行するようになったときに自分自身に感謝します。

このようなタスクを書く あなたが何をしたいのかを非常に明確にします 。そして、座って作業を開始すると、それらのタスクの実行に何が関係しているかが正確にわかるため、何に取り組むかについてより適切な決定を下すことができます。広告



また、明確であるため、何をする必要があるかを覚えるのに数分を費やす必要がなく、適切なファイルを取得してすぐに開始できるため、多くの時間を節約できます。

2.タスクにランダムに日付を付けないでください

書くすべてのタスクに日付を追加するのは非常に魅力的です—忘れたくないですか?—やることリストに載せたすべてのタスクをランダムに日付付けすることの問題は、最終的に選択した日に実行する必要のないタスクの圧倒的な毎日のリスト。タスクを再スケジュールするか、単に無視します。



代わりに、より戦略的になります。その日に行う予定がある場合にのみ、タスクに日付を付けてください。私は毎日、その人が連続して会議を行う日があるときに、20から30のタスクを含むリストを作成するのを見てきました。このような状況では、タスクを実行する方法はありません。

毎日のやることリストにリマインダータスクを入れてもかまいません。 リマインダー :プロジェクトXのレビュー–何かする必要がありますか? または、発信する通話のリストを作成し、通話リストを確認するように指示する1つの毎日のタスクを設定します。毎日のやることリストを管理しやすく現実的に保つように努力するだけです。

カレンダーの内容に基づいて週の計画を立てるために毎週少し時間を費やすと、やることリストをより効果的に保つのに役立ちます。その後、タスクに日付を追加できます。会議のないオフィスで静かな一日を過ごすときは、やることのリストを長くしてください。出張に出かける場合は、リストにあるタスクの数を減らしてください。

3.毎日のリストを10タスク以下に保つ

私がこれを人々に提案するとき、彼らはしばしば私を笑います。彼らはそれよりもはるかに忙しく、リストに少なくとも20のタスクが必要であると信じています。広告

ここでの問題は、あなたが毎日受けるであろうすべての気晴らし、緊急事態、および中断にあります。あなたはそれらの20のタスクを成し遂げるつもりはありません。リストにあるタスクの25〜50%を再スケジュールしているため、1日の終わりにイライラすることになります。

代わりに、1日の終わりに、翌日を優先して約10〜15分を費やします。 リストから最も重要な10のタスクを選択してください 何らかの方法でそれらを強調表示します。多くのToDoリストマネージャーにはタスクにフラグを立てる方法があるため、翌日に実行する10個のタスクにフラグを追加できます。

これにより、重要なことに集中できるようになるだけでなく、1日に最大のプラスの影響を与えるタスクを選択する必要があります。

このようにやることリストに優先順位を付け始めると、当然、より集中的になり、プロジェクトと目標を前進させるタスクにより多くの貴重な時間を費やすようになります。

4.同様のタスクをグループ化する

やることリストを見ると、多くのタスクが本質的に似ていることに気付くでしょう。

たとえば、顧客に電話をかけます。毎日のリストに顧客への電話を伴うタスクが2つまたは3つある場合は、これらをグループ化して同時に実行します。あなたの電話をするために30分かそこらをスケジュールして、次々にそれらをしてください。同様に、電子メールに関連するタスクがある場合は、それらもグループ化します。あなたはあなたがより多くのことを成し遂げることに気付くでしょう、そしてあなたの心はあなたがしている仕事にはるかに集中しています。広告

一日中さまざまな種類の仕事を切り替えると、混乱する可能性があります。効果と生産性の面ではるかに優れています 同様のタスクを一緒に行う 。適切なツール(アプリ、電話のメールなど)を開いていると、時間を大幅に節約できます。

5.やることリストをやる気にさせる

メールへの返信や顧客のフォローアップの電話などのタスクを書くとき、そこには本当の動機はありません。それはあなたが仕事をするルーチンを経​​験しているようにちょうど感じます。可能であれば、メールの受信トレイをゼロにするなどのタスクを作成し、顧客に電話して満足していることを確認します。これは単純に思えるかもしれませんが、多くの場合、やることリストには感情的な価値がありません。これは、実行する作業のリストにすぎません。

リストをより刺激的なものにするために、 感情的な反応を呼び起こすようにタスクを書く 。顧客を幸せにすることは、単に電話をかけるよりもやる気を起こさせるでしょう。なぜなら、それはあなたの仕事であるか、毎日メールの受信トレイをゼロにするために自分と競争することで、タスクにもう少し火花が加わるからです。

やることリストをもっとやる気にさせるもう1つの方法は、 毎日のリストを短くする 。上で書いたように、あなたの毎日のやることリストに10個以下のタスクがあるとき、それは達成可能であると感じます。 20から30のタスクがある場合、それはただ圧倒されるでしょう。あなたのリストを見て、やる気を感じるよりも、あなたの毎日のリストを見て、インスピレーションを感じる方がはるかに良いです。

6.毎週レビューを行う

デビッド・アレンを読んだことがある人のために 物事を成し遂げる 本、あなたは毎週のレビューについてすべて知っているでしょう。それでも、多くの人がそれをスキップするのは私を驚かせます。やることリストを効果的かつ最新の状態に保ちたい場合は、毎週のレビューが不可欠です。

あなたが急いで何かをしている一週間にわたって、あなたは物事を見逃すでしょう。私たちは人間であり、実行したタスクをチェックするのを忘れ、時間に敏感なタスクを追加し、日付を追加せず、タスクを追加するのを忘れます。毎週のレビューでは、1時間立ち止まって、自分がしなければならないことの全体像を把握します。広告

理想的には、毎週のレビューは気を散らすことのない場所で行う必要があります。そうすれば、自分がしなければならない作業に集中して、次の週の計画を立てることができます。すべてのタスクをまとめて(ノートブックにタスクを書き留めて、To Doリストに追加していない可能性があります)、不要になったタスクまたは完了したタスクをクリアします。

毎週レビューを行うことで、完全に管理できます。それはあなたがあなたの仕事の上にとどまり、次に何をする必要があるか、そして何を後で延期することができるかを決定することを可能にします。それは私が知っている最良の方法です 計画と方向性から週を始める そしてそれはあなたが正しいことをしていることを確認する方法であり、あなたのプロジェクトやあなたの目標を前進させない小さな仕事に巻き込まれないようにする方法です。

結論

適切に使用すると、やることリストは、最善の仕事をして素晴らしいことを達成するように促す動機と推進力になります。それはあなたが重要なことに集中し続けることを維持し、さもなければ失われるかもしれないタスクを逃すことを防ぎます。

リストを行うことは、頭の中のすべてを思い出そうとするのではなく、より創造的な努力のためにあなたの心のスペースを解放するためにあなたがしなければならないすべての仕事を外部化したので、あなたがストレスと圧倒を減らすのにも役立ちます。

重要なポイントを要約してみましょう。

  • あなたがしなければならないことが非常に明確になるようにタスクを書いてください。誰かに電話をかける必要がある場合は、その人の電話番号をタスクに入れて、番号を探す時間を節約します。
  • 意味があり、ランダムではない日付を追加します。毎日のやることリストにその日に実行する必要のあるタスクしかない場合は、適切な作業に集中できます。
  • やることリストでは、1日あたり最大10〜12個のフラグ付きタスクのみを許可してください。これは、これらのタスクのみを実行するという意味ではありません。一日の終わりに時間とエネルギーがあれば、いつでももっと多くのことができます。
  • 同様のタスクをグループ化して、同時に実行している作業の種類に集中できるようにします。これは回避するのに役立ちます マルチタスクのリスク
  • タスクを書き留めて、意味があり、やる気を起こさせるようにします。あなたは自分のリストを見て、立ち往生して仕事をするように動機づけられたいと思っています。
  • 完全な毎週のレビューを見逃すことはありません。これは、すべてをまとめて関連性を保つ接着剤です。

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注目の写真クレジット: unsplash.com経由のCathrynLavery 広告

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